Una de las cosas que más me gusta de trabajar en una agencia de comunicación es que, de vez en cuando, tenemos la oportunidad de organizar ruedas de prensa para los clientes. Parece una tarea sencilla, pero no lo es. Veamos algunas pautas básicas para que ese día todo esté controlado.

No podemos empezar a organizar nada si no está claro el mensaje que queremos dar. Nuestro objetivo como agencia es que los medios a los que convocamos se interesen en la noticia, así que lo fundamental es definir, junto al cliente, la información y el mensaje que queremos transmitir desde un punto de vista estratégico. Daremos cifras y datos novedosos u otra información atractiva que no haya sido incluida anteriormente en notas de prensa. Nuestro objetivo es que el periodista redacte la noticia con la información extraída de la rueda de prensa, dándole además su propio enfoque y valor añadido. El mensaje tiene que ser conciso, directo y no muy extenso, sobre todo si va a intervenir más de una persona.

Entregaremos el kit de prensa al final para que nadie se lo olvide en la sala

Una vez tenemos la noticia y el mensaje definidos, buscamos a los medios adecuados para que le den cobertura. Aquí también es importante tener claras las expectativas del cliente y establecer unos objetivos específicos: ¿quiere la sala llena de periodistas de cualquier tipo de medio? O quizá le interese que acuda concretamente prensa sectorial o especializada, o de algún tipo medio en particular (radio, TV). Nosotros somos los profesionales del sector, si el cliente no sabe cuál debe ser el target le ayudaremos a definirlo.

Para determinar la fecha de la rueda de prensa, hay que tener en cuenta que no coincida con algún otro evento de interés periodístico que pueda perjudicar el volumen de asistencia. Fijada la fecha, empieza el carrusel de reservas, anulaciones, cambios y presupuestos varios. Contrataremos el catering, decoración, roll ups, audiovisuales, proyectores y micrófonos. En resumen, toda la logística que podamos necesitar para la presentación, tiene que estar cuidada al detalle. ¿Sabías que las sillas no entran en algunos presupuestos cuando alquilas una sala? Aunque haya cosas que te parezcan obvias, pregúntalas.

¿Sabías que las sillas no entran en algunos presupuestos cuando alquilas una sala?

También debemos planificar el acceso a la sala o incluso transporte en caso de que haya que traer a algún periodista de otra ciudad. Siempre es mejor realizar el evento en un lugar lo más accesible posible, para que el periodista se sienta libre para llegar e irse cuando le convenga. Los periodistas siempre tienen una agenda todavía más apretada de la que pensamos.

A los medios se les envía una convocatoria (una semana antes) para que sepan el tema del que hablaremos, el lugar, el día y la hora. Pero es necesario llevar a cabo un seguimiento telefónico para confirmar su asistencia. También hay que elaborar un kit de prensa que normalmente incluye un dossier, un producto del cliente y un obsequio para el periodista. Son muchos profesionales de la comunicación los que lo facilitan al principio del acto pero a mí me gusta darlo al final para que no se lo olviden en la sala. Para ello, una persona deberá estar pendiente continuamente de las personas que salen del recinto, entregando el material y agradeciendo la asistencia al periodista. Y recuerda, antes de empezar, no hay que olvidar imprimir la lista de confirmados y comprobar que todo el equipo esté en su sitio.

El objetivo es que el periodista cubra la noticia con su propio enfoque, aportándole valor añadido

Prácticamente todo el trabajo de la rueda de prensa es previo, y el día del evento solo nos queda cruzar los dedos y disfrutar. Que los periodistas nos vean una actitud de relajación y seguridad, mostrando que tenemos el control, siempre va a generarles más confianza.

¿Quién no ha sentido el pánico de que llegue el momento de la verdad y que no aparezca ningún medio? Cuando empiezan a llegar los periodistas y el local se va llenando, respiras tranquilo.

Alba Briansó

Sobre Alba Briansó

Alba, nuestra Reina de Corazones, nunca te va pedir que pintes las rosas de rojo para ella. Es Senior Account Executive en Alicia Comunicación desde 2009. Su objetivo: escuchar, informar y persuadir para lograr consenso utilizando su mejor arma, las palabras. El corazón de nuestra reina no deja títere con cabeza.

1 Comment

  • Alba, nos ha encantado leer qué hay detrás del trabajo para una rueda de prensa. Como profesionales del mundo de los eventos sabemos que siempre hay que estar en todo, pero nos resulta interesante leer que cada tipo de evento tiene sus características especiales. También nos parece fenomenal que como agencia valoréis el trabajo creativo, la decoración, como un apartado a tener en cuenta en vuestras convocatorias. Hace unas semanas tuvimos oportunidad de trabajar en la decoración para una rueda de prensa, nuestra primera vez en ese mundo, y de la mano de Alaska y Mario y su reality. Os dejamos por aquí un enlace por si queréis echarle un vistazo y os seguiremos de cerca!

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